Von einem kollabierenden Notion
zu einem maßgeschneiderten ERP — mit einem Umsatz von 500.000 € pro Monat.
Ein Schulungszentrum mit ~60 Mitarbeitern arbeitete mit Notion, einer großen Excel-Datei und einer Reihe von nicht verbundenen Programmen. Überall manuelle Übergaben; Fehler häuften sich. Wir haben in 2 Monaten ein MVP geliefert — und es dann im folgenden Jahr in ein vollständiges ERP umgewandelt. Der monatliche Umsatz wuchs von 130.000 € auf 500.000 €. Die einzigen neuen Einstellungen waren Vertriebsmitarbeiter.
Der Betrieb war
unter seinem eigenen Erfolg zusammengebrochen.
Sechzig Mitarbeiter, ein funktionierendes Geschäft und ein Rückgrat aus einer riesigen Excel-Tabelle und einem Notion-Arbeitsbereich, den niemand mehr vollständig lesen konnte. Jeder neue Vertrag berührte 4–5 verschiedene Programme, von Hand.
Eine Excel hielt alles zusammen
Die Master-Tabelle war die de-facto Datenbank. Zwei Personen kannten ihre Struktur. Jeder konnte sie kaputt machen.
Manuelle Übergaben über 8+ Tools
Der Vertrieb schloss einen Deal ab, dann tippte die Verwaltung ihn in Buchhaltung, Versand und die Diplomvorlage neu ein. Jeder Schritt war ein mögliches Fehler.
Kumulierte Fehlerquote
Falsch geschriebene Namen auf Diplomen. Falscher Mehrwertsteuer auf Rechnungen. Verpasste Praktikumsfristen. Die Abstimmung wurde zu einem wöchentlichen Feuerkampf.
Wachstum wurde durch Papierkram begrenzt
Das Hinzufügen von Vertriebsmitarbeitern erhöhte die Verwaltungsarbeit proportional. Das Geschäft konnte nicht wachsen, ohne das Backoffice zu vergrößern — bis es konnte.
Zwei Phasen.
Ein ERP.
Kein Big-Bang.
MVP — 2 Monate
Das MVP ersetzte zuerst die Excel und die fehleranfälligsten Übergaben. Phase eins ging nicht um vollständige Funktionen — es ging darum, das tägliche Bluten zu stoppen.
Vollständiges ERP — 12 Monate
Neben dem MVP neun Module über zehn Monate. Jedes hinter einem Funktionsflag ausgeliefert, zunächst für ein Team, verfeinert und dann für den Rest geöffnet.
Eine benutzerdefinierte Chrome-Erweiterung maßgeschneidert für das Produktangebot des Zentrums — und die Angebote dieser Woche.
Die Erweiterung befindet sich neben dem Anruffenster des Agenten. Sie zeigt den richtigen Kurs, den richtigen Rabatt, das richtige Zusatzangebot für den Interessenten am Telefon — vorausgefüllt, mit einem Klick ins ERP. Das ist der größte Grund, warum Vertriebsmitarbeiter jetzt 4× schneller arbeiten.
Umsatz fast 4×.
Backoffice unverändert.
Die Hinzufügung von Vertriebsmitarbeitern an der Front war die einzige Veränderung im Personalbestand. Verwaltung, Betrieb, Finanzen und Schulung blieben in ihrer ursprünglichen Größe — das ERP hat das Wachstum absorbiert.
Monatlicher Umsatz · €130k → €500k
3,8× Wachstum in zwölf Monaten. Gleiches Angebot, gleicher Sektor — unterschiedliche Betriebseffizienz.
Durchsatz der Vertriebsmitarbeiter · 4×
Getrieben durch die Chrome-Erweiterung und den Ein-Klick-Vertrag → Rechnungsfluss. Die Agenten hörten auf, während des Anrufs die Werkzeuge zu wechseln.
Nicht-Vertriebsanstellungen · 0 hinzugefügt
Verwaltung, Betrieb, Finanzen, Schulung — alles unverändert. 3,8× Umsatz wurde vollständig vom ERP absorbiert.
Manuelle Fehlerquote · ↓ ~ 92%
Diplome, Rechnungen und Praktikumsunterlagen fließen aus einer einzigen Quelle der Wahrheit. Die Abstimmung ist eine wöchentliche Überprüfung von 15 Minuten.
Betriebssystem · 8+ → 1
Notion, Excel, generisches CRM, VOIP, Buchhaltung, Carrier-Portale, Word-Vorlagen — alles in ein ERP integriert.
"Wir hatten zwei Möglichkeiten: drei weitere Administratoren einstellen oder den Verkauf einstellen.
Giroteam gab uns eine dritte Möglichkeit — und wir mussten ein Jahr lang nicht mehr über Systeme nachdenken."
Die vollständigen Systeme
Inventar.
Jedes Modul ist ein erstklassiger Teil des ERP — teilt ein Identitätsmodell, eine Prüfspur, eine Bereitstellungspipeline. Nichts hier ist mit Webhooks zusammengeklebt.
↪ Elf Module, ein Codebasis, ein Deployment. Es morgen zu ersetzen, würde bedeuten, den Betrieb zu ersetzen.
14 Monate,
von Anfang bis Ende.
Diagnose & MVP erstellen
Zweiwöchige Prüfung. Der Bau beginnt in Woche 3. MVP live bis Woche 8 — Excel wird abgestellt.
CRM, VOIP, Buchhaltung
Generisches CRM- und Buchhaltungstool wird abgestellt. Klick-zu-anrufen innerhalb des ERP.
Versand & Anreize
Carrier-Integration. Die Kommissionierungs-Engine wird mit vollständiger Prüfspur geliefert.
LMS, Diplome, Praktika
Bildungsseitige Module. Die Ausstellung von Diplomen ist vollständig automatisiert.
Chrome-Erweiterung & Feinabstimmung
Der 4× Verkaufshebel wird geliefert. Übergabe, Handbücher, interne Schulung.
Skalierung ohne
Skalierung des Back-Office?
Wenn Ihr Betrieb auf Notion, Excel und Willenskraft wächst – gibt es eine haltbarere Form, die er annehmen könnte. Wir entwerfen und bauen maßgeschneiderte ERPs für Unternehmen, die bereit sind, zu konsolidieren, ohne an Geschwindigkeit zu verlieren.